保全证据公证是指公证机构根据自然人、法人或其他组织的申请,按照法定程序对与申请人有法律上利害关系的,以后可能灭失或难以提取的客观事实或材料加以收存和固定的证明活动。
(一)保全证据公证的种类
根据公证保全的证据的不同形式,保全证据公证可分为:对物证、书证 、视听资料、计算机软件的保全公证;对行为过程的保全公证等。常见的保全证据公证有:1、邮寄送达或现场送达文书;2、购买侵权产品;3、互联网页面保全;4、清点物品;5、保全现场情况等。
(二)申办保全证据公证应提交的材料
1、当事人的身份证明:当事人是自然人的,提供身份证(或军官证)、户口簿;当事人是法人的,提供法人营业执照及其法定代表人的身份证明;当事人是其他组织的,提供组织机构代码证等资格证明及其负责人的身份证明。
2、委托他人代为申请的,代理人须提交当事人的授权委托书及代理人本人的身份证。
3、当事人与申请公证事项有利害关系的证明:如合同(协议)、法院判决书或调解书、来往信函等。涉及财产的,需提交财产的权利证明,如房产证、专利证、商标注册证等。
4、公证员认为应当提交的其他证明材料。
(三)保全证据公证应注意的事项
1、当事人与所要保全的证据之间必须有法律上的利害关系,当事人须就此向公证员提供真实的证据并如实陈述,否则可能导致公证书错误或不被采用。
2、通过公证保全的证据,非为刑事证据,且必须以合法途径用于合法目的,否则将导致公证书不被采用。
3、保全证据的方式由当事人自主选择且必须正当,如因保全方式不完善导致公证书不被采用或效力降低,公证处不承担责任。
4、如系保全物证,当事人必须证明对该物享有合法支配权,如被保全之物非由当事人支配,当事人必须证明与该物存在因合同或侵权之由形成的法律关系。
5、如系保全书证、数据电文、网络资料等,当事人必须证明并保证对此享有合法的知情权,公证处仅对信息的存在进行保全,对信息的制作人、形成过程、发送渠道等不承担任何证明责任。
6、如系保全行为,当事人必须证明并保证实施该行为具有合法的基础原因关系、行为相对方主体资格适当,且必须以合法的方式和途径实施该行为。
7、在送达行为中,公证人员难以对受送达人进行身份审查,故由送达人自行对受送达人或受送达人代表的身份的真实性、正当性负责。
8、当事人申请公证的事项属专业技术鉴定、评估事项的,公证处不予办理公证。某些证据的收取,可能需要专业技术部门或人员进行鉴定或提供专家意见,公证处只证明鉴定、评估文书上的印鉴或签名,而不证明文书的内容。
9、公证保全的证据虽具有高于一般证据的效力,但保全证据公证书是否被采信,取决于法院等部门的认定。公证书不被采纳的法律后果,由当事人自行承担,与公证处无关。